Karmsund Havns personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Karmsund Havn samler inn og bruker personopplysninger. Karmsund Havn, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra våre nettsteder (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER PÅ KarmsundHavn.NO

Daglig leder har ansvaret for Karmsund Havn sine behandlinger av personopplysninger på karmsundhavn.no med tilhørende undersider. Det er frivillig for de som besøker nettstedet å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester.

Appex er databehandler og leverandør av utvikling, vedlikehold og drift av karmsundhavn.no med undersider.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes i nettskyen. Det er kun Appex som har tilgang til opplysningene som samles inn.

NETTSTATISTIKK

Karmsund Havn samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på karmsundhavn.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.

INFORMASJONSKAPSLER

Cookies – eller «informasjonskapsler» – er en standard teknologi som stort sett alle nettsteder benytter i dag. Cookies er små tekstfiler som blir lagret på datamaskinen din. Filene inneholder informasjon om for eksempel innstillinger du gjør på nettstedet, teknisk informasjon om enheten du bruker, hvilke sider på nettstedet vårt du besøker, og hvordan du navigerer mellom de ulike sidene.

FØLGENDE INFORMASJONSKAPSLER BRUKES PÅ KarmsundHavn.NO:

Karmsund Havn bruker Google Analytics for å analysere bruken av nettsidene. Google Analytics bruker cookies. Informasjonen som blir generert av en slik cookie ved bruk av karmsundhavn.no blir sendt til Google og lagret på servere i USA. Google bruker denne informasjonen til å vurdere bruken av nettstedet, sammenstille rapporter om aktiviteten på nettstedet, og for å yte andre tjenester i tilknytning til aktiviteter på nettsiden og bruk av Internett. Google kan også overføre denne informasjonen til tredjeparter dersom lovgivningen skulle kreve dette, eller i tilfeller der tredjeparter håndterer informasjon på vegne av Google. Vi bruker også andre cookies på karmsundhavn.no av markedsførings- og kommunikasjonshensyn. De aktuelle cookiene kommuniserer med typekit.net.

SAKSBEHANDLING OG DOKUMENTARKIV

Karmsund Havn behandler personopplysninger om ansatte hos kunder for å administrere kundeforholdet og levere tjenester. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven og avtale mellom kunden og Karmsund Havn.

Det registreres ulike typer personopplysninger i dokumentarkivet. Dette er opplysninger som navn, epostadresse telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelser. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til lovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av kundeforholdet vil bli utlevert. 

E-POST OG TELEFON

Karmsund Havn benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle oppgaver. Leder i aktuell avdeling der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng.

Karmsund Havn sine medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kolleger.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

OPPLYSNINGER OM ANSATTE

Karmsund Havn behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på Karmsund Havn sine nettsider.

Alle stillingssøknader blir lagret i vårt arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares. 

UNNTAK:

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Tilgangen er begrenset til tjenstlig behov.

RETTIGHETER

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Karmsund Havn har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Karmsund Havn sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Karmsund Havn ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.